June 13, 2017 - No Comments!

coUNDco beweist: Digitalisierung und wertige Offline-Ansprache sind ein «perfect match»

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Zu Ehren seines 50-jährigen Bestehens lud der EVZ zur Gründungsfeier und von Projektbeginn an war klar: das soll etwas ganz Besonderes werden. Um einen hochwertigen, fehlerfreien und effizienten Einladungsprozess zu gestalten, entschied sich die Vereinsführung für den Einsatz des «myinvitation». Dieses, von der coUNDco entwickelte Einladungstool, erlaubte der gesamten Projektleitung ein Höchstmass an Eigenständigkeit in der Gestaltung des Prozesses. Dabei war nicht nur ein 24/7 Zugriff auf den Stand der Dinge wichtig sondern auch die Möglichkeit einer innovativen, wertigen offline Ansprache der Gäste.

Ausgangslage für die Evaluation des passenden «Tools» war, dass zwar der Prozess digital gestaltet, aber dafür nicht auf eine wertige Offline-Ansprache der Gäste verzichtet werden sollte. Zudem beinhaltete der Datenpool der 700 einzuladenden Personen nicht in jedem Fall eine gültige eMailadresse. Es musste daher ein Weg gefunden werden, den Prozess online zu steuern aber offline auszuführen. Diese Freiheit garantierte der Einsatz des «myinvitation». Es konnte mit vergleichbar wenigen Anpassungen auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden. Im vorliegenden Fall musste das Tool «lernen» eine sogenannte «Purl» – eine persönliche URL – für jeden Eingeladenen zu generieren, welche auf der hochwertigen Alu-Dibond-Einladungskarte vermerkt wurde. Die Anmeldung zum Event konnte dann über diese URL online erfolgen. Ein update der Adressdatenbank war damit auch gleich inklusive. Die Tickets hingegen erreichten die Gäste wiederum auf dem Postweg. Während der gesamten Prozesslaufzeit hatte die Projekt- und Vereinsleitung 24/7 im Blick, wer eingeladen wurde, sich angemeldet hat, nicht reagiert hat, sein Ticket bezogen hat etc. So konnte das Führen von diversen Exceltabellen ganz vermieden und das Erfassen schriftlicher oder telefonischer Anmeldungen auf ein Minimum reduziert werden.

Der erfolgreiche Einsatz des «myinvitation» im Fall des EVZ ist ein «proof of concept» für den reibungslosen Ablauf eines digitalen Einladungsprozesses mit offline Ausführung.  Wichtig ist dies für alle Veranstalter, die entweder (noch) keinen Zugriff auf die Mailadressen Ihres Zielpublikums haben oder trotz eines digitalen Prozesses nicht auf eine hochwertige, persönliche Offline-Einladung verzichten möchten. Eine ähnliche Umsetzung wäre auch bei der Einladung einer undefinierten Anzahl Personen, z.B. via Flyer, möglich.

«myinvitation» ist bereits seit 2015 unter anderem bei Ticketcorner im Einsatz und steuert dort die Prozesse rund um das B2B-Angebot «Ticketcorner Prime».

Published by: coUNDco in Portfolio

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