May 31, 2018 - No Comments!

6 Dinge, die Sie niemals bei einer Einladung tun sollten

Jeder hat einmal die standardisierte, unpersönliche Einladung erhalten, welche ab und zu in die Mailbox fliegt und:

  1. Einem eigentlich gar nicht interessiert.
  2. Einem gar nicht betrifft.
  3. Die man nicht wirklich durchliest.

Auf der anderen Seite kennt jeder, der schon einen Event veranstalten musste, die Anstrengung den Überblick über jegliche administrative Aspekte des Einladungs-Managements zu behalten. Exceltabellen und Listen mit Namen und Adressen von Kontakten, sowie Teilnahmen, Absagen etc. Die ganze Koordination kann schnell überwältigend werden, und man schwimmt in To-do Listen.

Als Event-Agentur haben wir eine Liste mit 6 Punkten zusammengestellt (seriöser als im Video) , die Ihr für ein gutes und stressfreies Event-management vermeiden solltet.

 

1. Vernachlässigen Sie niemals, dass Ihre Einladung das Image Ihres Unternehmens repräsentiert.

Egal ob grosser Firmenanlass oder nur eine Einladung zum Kindergeburtstag, der Empfänger macht sich unbewusst und automatisch ein Bild des Absenders. Nehmen wir das Beispiel mit dem Kindergeburtstag. Der mit der tollsten Geburtstagskarte wird automatisch als super "cool" gesehen (zu meiner Zeit jedenfalls). Bei Firmenanlässen und Events gilt das gleiche Prinzip. Die Einladung soll das Wesen und den Leitgedanken des Unternehmens widerspiegeln. Wer will nicht lieber persönlich vom Unternehmen eingeladen werden, als mit einer standardisierten Einladung, die auch von Unternehmen X, Y, Z kommen könnte?

Eine Einladung repräsentiert das Unternehmen. Eine CI/CD gerechte, aber dennoch tolle, kreative und innovative Einladung schafft einen Erkennungswert und hinterlässt einen guten Eindruck zurück, der alle zum Event bringt.


2. Vergessen Sie niemals, Ihre Gäste in der Einladung mit Namen anzusprechen.

«Remember that a person's name is, to that person, the sweetest and most important sound in any language.» - Dale Carnegie, How to Win Friends and Influence People.

Carnegie erkannte, dass etwas Spezielles im Gehirn geschieht, wenn man den eigenen Namen hört. Es war ihm sogar so wichtig, dass er eine Technik entwickelt hat, wie man sich Namen einfacher merken kann. Bei tausenden von Namen für Massenmails ist das natürlich nicht möglich, jedoch wird die Bedeutung des Namens verdeutlicht.

Man kann sehr gut das Gespräch vom Sitznachbar ausblenden, aber sobald man den eigenen Namen hört, wird man aufmerksam. Das hat damit zu tun (ohne allzu fachlich zu werden), dass eine spezielle Reaktion im Gehirn beim Hören oder Sehen des eigenen Namens ausgelöst wird. Um fachlich korrekter zu sein (und um besser zu klingen):  im mittleren Frontal Cortex, assoziiert mit sozialem Verhalten, in Teilen des Temporallappens, assoziiert mit Langzeitgedächtnis und Audioverarbeitung und (Achtung jetzt wird's medizinisch) im Cuneus, welcher für die visuelle Verarbeitung zuständig ist.

Aus diesem Grund, sobald jemand Ihren Namen oder etwas Anspricht, dass Sie interessiert und Sie betrifft, werden Sie "auf magische Weise" auf dieses Gespräch/Bild etc. aufmerksam. Die wichtigen Informationen stechen, dank den Prozessen im Gehirn, über alle überflüssigen Informationen heraus.

Also:  Die Ansprache mit (richtigem!) Namen schafft eine vertrautere, persönliche und direkte Verbindung zum Kunden UND zieht (psychologisch bewiesen) seine Aufmerksamkeit stärker auf sich. Kunden werden vermehrt auf Ihre Mails reagieren und Ihre Einladung bleibt den Empfängern länger im Gedächtnis.


3. Verschicken Sie niemals Masseneinladungen

Ich weiss, ich habe vorhin von Masseneinladungen gesprochen, und nun gebe ich als Tipp 3 diese niemals zu versenden. Eigentlich sollte der Titel heissen: Verschicken Sie niemals Masseneinladungen, die nach Masseneinladung aussehen (das tönt aber nicht allzu toll).

Wenn man schon nur das Wort Massenmail hört, stellt man sich ein unpersönliches, anonymes Versenden von Standard-Mails vor. Die Kontrolle oder den Überblick darüber, wer alles eingeladen wird, hat man meistens nicht. Masseneinladungen haben eine negative Konnotation erhalten. Der Punkt ist: Gestalten Sie deshalb Ihre Einladungen kreativ, auf Ihr Unternehmen zugeschnitten und auf den Empfänger hin personalisiert. Versenden Sie gezielt Mails, damit die Personen, die es wirklich interessiert oder die für Sie relevant sind, eine Einladung erhalten. So vermeiden Sie nicht nur negative Gefühle gegenüber Masseneinladungen, sondern sparen sich Zeit, Ressourcen und Nerven. Damit können Sie sich wichtigeren Aufgaben zuwenden, als sich mit administrativen Aufgaben des Event-Managements herumzuschlagen.

Aus jahrelanger Erfahrung als Agentur für Events, hat coUNDco deshalb ein Tool entwickelt, mit dem Sie ihre Massenmails nicht nur personalisiert und kreativ gestalten können, sondern auch den Überblick haben, für wen die Einladung relevant ist und die Einladung dann auf Personen zuschneiden können, alles in einem Dashboard. Mehr Informationen finden Sie unter: «myinvitation»


4. Nerven Sie Ihre Gäste 
niemals mit Fragen, deren Antworten Sie eigentlich wissen.

Sie haben bei den ersten drei Punkten alles richtig gemacht - eine tolle, individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Einladung gestaltet, haben die Empfänger alle mit Namen angeschrieben und haben die Einladungen gezielt an die gewünschten Gäste und Zielgruppen versendet. Hier treffen wir nun auf das Phänomen "Personalisiert, aber doch nicht ganz". Viele Einladungen sind auf die Person zugeschnitten, machen jedoch den Effekt wieder zunichte, in dem viele Informationen vom Empfänger abgefragt werden, die man schon längst besitzt oder besitzen sollte.

- «Its all about personalization. Its all about You» -

Eine Studie hat bewiesen: wir Menschen lieben Personalisiertes. Personalisation weicht vom Status Quo ab. Wir bekommen nicht das, was alle bekommen, sondern etwas speziell auf uns Zugeschnittenes. Das verleiht uns ein Gefühl der Kontrolle und Überblick. Der Information-overload wirkt kontrollierbar, denn personalisierte Informationen schliessen automatisch Unrelevantes aus.

Personalisieren und managen Sie ihre Profile deshalb komplett. So erhalten die Empfänger voll-personalisierte Einladungen, mit nur den Details und Informationen, die für jede spezifische Person relevant ist.


5. 
Stellen Sie niemals grundlose Nachfragen.

Das kennt sicherlich jeder, man erhält eine Einladung und kann darauf Wetten, dass anschliessend täglich (ok, vielleicht leicht übertrieben) Benachrichtigungen und Erinnerungen kommen, sich für den Event anzumelden oder ihn nicht zu vergessen. Der gute Eindruck einer tollen Einladung wechselt zum "ach, die schon wieder"-Erlebnis. Aus diesem Grund, nach Absenden der Einladung, nicht den Überblick verlieren und gezielt Erinnerungen schicken, bei den Personen, die noch zögern, und angemeldete oder nicht interessierte Personen nicht weiter stören. Anstelle von Massen-Erinnerungen, sollten Sie gezielte, spezifische Erinnerungen an die Empfänger versenden, auf die es ankommt, und nur dann, wenn nötig.


6. Verlieren Sie niemals den Überblick, wer regelmässig zu Ihren Partys kommt.

Es ist enorm hilfreich, die regelmässigen Besucher Ihrer Events, von den Ghost-Gästen zu unterscheiden. Verschicken Sie nicht jede Einladung an jeden in Ihrer Mailingliste. Einen Überblick der Empfänger ist enorm hilfreich und wichtig, um so gezielt auf Empfänger eingehen zu können. So können relevante Events zu den relevanten Gästen gelangen. Gezielt regelmässige Besucher auf wiederkehrende Events aufmerksam zumachen, steigert den Wiederbesuch eines Events und schafft auch eine personalisierte Bindung (und nach diesem Artikel ist deutlich, wie wichtig Personalisierung ist).

Um den Überblick zu erlangen, wer alles an Ihre Events kommt und wer sich für welche Events interessieren würde, hat coUNDco (wie zuvor erwähnt) ein Tool entwickelt. In einem Dashboard haben Sie den Überblick über Ihre Gäste, Empfänger, Kunden und Kontakte. So können Sie gezielt auf Ihre Kontakte zugehen und zeitgleich Ihre Performance und Response-Rate überwachen und wenn nötig Erinnerungen versetzen.

 

Mit diesem 6 Schritten haben Sie eine grundlegende Basis, Ihre Einladungen, so zu gestallten, dass Sie in Erinnerung und treu gegenüber ihrem Unternehmen bleiben. Ihren Kontakten können Sie gezielt und personalisiert entgegentreten und sie von Ihren Events überzeugen.

 

Ihr coUNDco-Team

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